分类: 职场生存 职场词典 编辑 : 职场知识 发布 : 12-20

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    [rzzch.cn]报道：其实在认识 Rachel 之前，我对“秘书”的理解跟大多数人一样简单，觉得秘书就是伺候人的活儿，只要有点儿眼色，没什么 太难的，最需要的就是耐心。直到有机会跟 Rachel 这个在三家著名外企任职过的“资深秘书”见面聊天，才明白许多看似简单的 事情，做起来却并不那样容易。

    “提起秘书，大多数人都会想到漂亮的女孩。事实上在国外，真正优秀的秘书大多已近不惑之年，或许年龄更大。他们真的非 常专业，以我现在的经验是没法比拟的。”这个高挑的女孩子，一 身干练的职业套装，说话时的语调平稳却很有力度，老到的样子 显得比同龄人成熟许多。

    垫脚撑起半边天

    2000 年，英语专业毕业的 Rachel 阴差阳错地进入一家法国 公司做秘书工作。当时公司规模还小，许多制度体系不完善，反 而给Rachel 更多锻炼机会。“其实，做秘书最担心的是得不到上 司的信任，因此，在与一个新老板相处的时候，最先要做的就是获取他的信任。”

    公司要从厦门搬到上海，为了选址让上司满意，Rachel 下了 很大工夫。“在做事之前，一定要知道上司的口味，否则，你累死累活地跑半天，却不一定有好效果。而且在给上司提出你的建议时，一定要有十分充足的理由让他相信，你的选择是对的 !”在搞明白上司将来想要居住的地段和他心中的期望价格之后，她跑遍了上 海所有的写字楼，把各个写字楼的交通状况、周边服务、居住设 施全都调查了一遍。

    这件事办得很成功，Rachel 的秘书生涯漂亮地打了头一仗。“其实许多小事情也在不断地渗透出上司对你信任与否。”Rachel 笑着说，就像订机票、安排行程，有人觉得是再简单不过的事情，不需要任何技巧。其实每个老板都有自己的“口味”，他喜欢乘哪个时段、哪个航空公司的飞机，在飞机上喜欢坐哪个位子 ( 靠窗口还是靠走廊，头等舱还是经济舱 )，喜欢住哪家宾馆、哪个楼 层 ( 吸烟还是不吸烟的 )、什么样标准的房间等等，这一切秘书都必须了如之掌。“老板不会亲口告诉你‘我喜欢什么’，很多时候 要你用心地去想、去琢磨，虽然是小事情，但一次两次办不好，老板就会渐渐丧失对你的耐心和信任。”

    一个好的秘书是能顶半边天的。比如 check E-mail 这种事。 刚开始，上司让 Rachel check 完后还要再检查一遍，等过几个月后，Rachel 对上司的想法已经了解透彻，她明白哪些 E-mail 是 老板认为必须处理的，哪些是不急需处理的，渐渐地上司就完全相信了 Rachel 的判断。“赢取信任需要一个过程，在这个过程中，只有自己用心摸索。”

    在 Rachel 眼里，想要做一个合格的秘书，一定要切实地关心 自己的上司，这种关心不是常人眼中的阿谀奉承。比如在开会的 时候，一个合格的秘书明白什么时候应该进入会议室给上司送杯 水，或者提醒他注意休息等等。“许多人瞧不起这样的小动作，觉 得没什么了不起。其实，经历了 3 个小时甚至更长的会议后，他 这个时候已经很渴、很疲倦了，一个关心的小举动，会拉近你和 上司的距离。”

    Rachel 诚恳地说，老板也是人，他们也时常为人际关系头疼，许多老板在别人面前掩饰得很好，其实，他们很难有交心的人，秘书和司机恐怕是他们最亲密的人了。“作为他身边最贴近的下属 和同事，如果他信任你，会跟你讲许多他的烦恼和困惑，因为他知 道，你不会到处乱讲。更好的秘书，还能够为上司出主意，替他们 解除困惑。”

    “老板永远是对的 !”

    中国有句古话，“伴君如伴虎”。和上司相处的过程，不但是相互信任的过程，同时也是磨合的过程。

    Rachel 回忆起自己刚入行时的一段遭遇。 在法国公司做秘书时的 Rachel，因为 没有太多经验，上司说的一切命令她都只是用“好的”来回答。后来她渐渐意识到 这样做可能导致每件事情都无法完成。于 是，在进入飞利浦公司担任亚太区总裁秘 书后，她学会了积极跟上司有效沟通，不 能做的一定事先明说。“上司可能会一天 交付 10 项任务，而你或许只能做好 5 项，开始就应该跟上司讲明白，我只能完成其 中 5 项，如果都做，可能会做得一塌糊涂。 这样，他会另行安排合适的人选协助你完 成工作。如果什么都用‘好的’作回答，最终吃苦果的只有自己，而且逐渐会让老板怀疑你的能力。”

    “中国人不太善于 challenge 自己的 上司，任何事情都容易唯命是从。但在外 企，上司更愿意在第一时间知道你遇到的 困难和想法，这样更有利于他下一步工作 计划的执行。”

    “老板永远是对的。与上司相处的过 程难免会有被误解的时候，这个时候最好 先站在上司的角度思考他为什么会这样想，而后找个合适的时解释清楚。如果一开始就不顾一切地去解释，只会适得其反。”

    Rachel 谈起自己曾经遇到过的一个 麻烦。中秋节发月饼票，在计算时忘记了 司机的份额，当 Rachel 发现时有点儿慌。一位部门经理知道后把自己的份额让给了 司机，Rachel 很高兴。当时上司在泰国出 差，Rachel 就 发 E-mail 给 他，说 事 情得 到了解决。得到的回复却是上司的大发雷 霆 :“你没有任何权力来帮我决定事情 !” Rachel 当然很不开心，后来静心一想，明白是自己在信里没有写清楚，让上司误以 为自己把他的月饼票给了司机，擅自动用 他的私人物品。“我当时没有即刻打电话 给他，只是写E-mail 说一切等你回来解释。如果马上打电话辩解，老板会认为你在挑衅他，事情只会更糟。静下心来找原 因才是关键，要把握一个原则——老板永 远是对的。他发脾气也好，表扬也好，他 有自己的立场，多站在他的角度考虑问题，会让自己做事情事半功倍。”

    潜伏的“贵人”

    “我一直相信一句话，‘你成功的一 半是由上司定义的’。和上司的融洽相处，同时也是对自己的成全。”Rachel 谈起这 一点深有体会。

    Rachel 离开秘书行业已经有半年时 间了，而她的事业转型恰好得益于前任上 司。Rachel 的上司在半年前要调任北京，当时的 Rachel有两个选择，和老板一同 去北京继续秘书工作 ; 或者留在上海，重 新开始另一个新角色，在这家全球著名的信用卡公司做金融客户专员。经过几夜不眠的思量，Rachel 决定选择后者。

    “我相信跟我共过事的人，再做任何 事情都同样出色。”这是上司临走时留给 她的一句话。Rachel 开始做一个真正意 义上的职员，开始有机会接触公司的核心 业务。初期的转型困难重重，前任上司却在遥远的北京一直关心着Rachel 的成长。每次回上海，有机会的话都会面对面给她肯定和鼓励，让从没学过金融的Rachel 越来越有信心，在新岗位上也越 来越适应。

 【rzzch.cn编者按】如何与副职上司融洽相处？  与上司和睦相处的9条准则

    问起Rachel 有没有过怕上司的心态，Rachel 笑着说，和上司相处，说难也不难。千万不要因为他是你的老板你就拿他当God，要把他看做是自己的同事，出了公司大门是自己的朋友。有了这样的平 和心态，才可以更放松地和他相处。”

    你和工作伙伴在工作上相互依赖，老板也不例外。对照以下这些管理细节，你很好 地实现了老板对你的期望了吗？

职场贴士：风头不能高过领导：出门在外，一定要清楚自己的地位，做好上司的陪衬，女性在穿着打扮上不要太过耀眼，别让客户的眼光都聚在你的身上而忽视了上司。此外，在日程安排、酒店确定、合同谈判等环节不要乱发言，多维护上司的威信。

 

  

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